Die Gesundheitsbranche erlebt derzeit einen spannenden Wandel, der seit der Corona-Pandemie weiter an Dynamik gewinnt. In diesem sich ständig verändernden Umfeld gewinnen Wirtschaftlichkeit und Versorgungsqualität immer mehr an Bedeutung, während gleichzeitig Personalmangel und steigende Patientenerwartungen den Alltag im Gesundheitswesen prägen. Um Engpässe zu vermeiden, ist es entscheidend, dass die Kapazitäten und Ressourcen optimal aufeinander abgestimmt sind. Eine unzureichende Abstimmung kann dazu führen, dass beispielsweise in einem Betrieb mit einem stationären und/ oder ambulanten Patientenversorgungsauftrag nicht ausreichend Betten auf den Abteilungen verfügbar sind, Patienten und Patientinnen mit langen Wartezeiten rechnen müssen oder das Personal reaktiv geplant werden muss, was eine hohe Flexibilität der Mitarbeitenden erfordert. Hier liegt eine riesige Chance für ein verbessertes Kapazitätsmanagement. Das integrale Kapazitätsmanagement (IKM) hat das Ziel, Ressourcen und Kapazitäten datenbasiert und integral aufeinander abzustimmen, um Versorgungsengpässe zu minimieren. Ein Beispiel:
Dynamische Bettenbelegung
Grafik A veranschaulicht die prognostizierte Entwicklung des Patientenaufkommens auf einer chirurgischen Station, mit Fokus auf elektive Patientinnen und Patienten. Das Aufkommen schwankt stark und erreicht in der Wochenmitte seinen Höhepunkt, wodurch eine dynamische Bettenbelegung erforderlich wird. Dynamisierungen bedeuten, dass saisonal gesperrte Betten geöffnet werden und das Pikettpersonal aufgeboten wird, um diese Betten zu betreiben. Am Wochenende ist das Aufkommen am geringsten, sodass die dynamisierten Betten geschlossen werden und das Pflegepersonal in Pikettbereitschaft geplant wird. In Abhängigkeit von der jeweiligen Saison werden diese Massnahmen in unterschiedlicher Frequenz umgesetzt.
Elektives geplantes OP-Programm dominiert
Grafik B zeigt eine Station, die auf Notfallpatientinnen und -patienten spezialisiert ist, mit einem ausgeglicheneren Patientenaufkommen. Dies weist darauf hin, dass das elektiv geplante OP-Programm die prospektive Planung stärker beeinflusst als Notfallpatientinnen und -patienten. Die Auswertung historischer Daten und Prognosen zeigt, dass beispielsweise eine zentrale Planung elektiver Operationen in einem Spitalbetrieb wirtschaftliche Vorteile verschafft. Eine optimierte Operations- und Bettenplanung führt zu einer effizienteren Kapazitätsauslastung, höheren Fallerträgen und verbessert die Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit.
Im Januar 2024 wurde das integrale Kapazitätsmanagement im Kantonsspital Aarau (KSA) eingeführt. Seither konnten wertvolle Erfolge verzeichnet werden. Ein wesentlicher Aspekt war es, den Fokus auf ein optimiertes Austrittsmanagement zu legen und die Förderung einer langfristigen, zentralen Operations- und Bettenplanung voranzutreiben. Durch gezielte Prozessoptimierungen und den Einsatz eines eigens entwickelten Tools ist es dem Team des IKM gelungen, den Fokus auf die prospektive und datenbasierte Planung zu verbessern. Das langfristige Ziel des IKM@KSA besteht darin, die Operationsplanung so zu optimieren, dass der Bedarf an kurzfristigen Anpassungen auf den Pflegestationen minimiert wird. Dazu gehört, dass möglichst wenige zusätzliche Betten spontan geöffnet werden müssen und der Einsatz von Pikettpersonal reduziert werden kann.
Herausforderung Zentralisierung
Selbstverständlich sind mit einem derart umfassenden Projekt auch Herausforderungen verbunden. So standen Urs Riggenbach, Leiter Zentrale Disposition, und Julia Portmann, IKM-Koordinatorin, zum Teil vor grossen Hürden. Eine der grössten Herausforderungen ist die Zentralisierung der OP- und Bettenplanung. Die historisch gewachsenen Eigenstrukturen einiger Bereiche sowie der Verlust individueller Freiräume führten teilweise zu anfänglicher Skepsis. Zusätzlich stellten die unterschiedlichen Systemlandschaften das Team vor komplexe Datenherausforderungen.
Trotz dieser Hürden waren sich Urs Riggenbach und Julia Portmann von Anfang an einig: Der Erfolg des IKM hängt entscheidend vom Überwinden des «Inseldenkens» ab. Im Rahmen einer der Massnahmen haben sich die beiden regelmässig mit anderen Spitälern und Gesundheitsorganisationen ausgetauscht und diese auch mit wichtigen Stakeholdern verschiedener Bereiche des KSA besucht. Die regelmässige, spitalübergreifende Kommunikation hat deutlich gemacht, wie lehrreich der gemeinsame Austausch sein kann. Dies war ausschlaggebend für die Gründung des nationalen IKM-Netzwerks.
Erstes nationales IKM-Netzwerktreffen im KSA
Am 2. Dezember 2024 fand im KSA das erste nationale Netzwerktreffen zum integralen Kapazitätsmanagement statt. Eröffnet wurde der Anlass von Christian Rittmann, CFO des KSA und überzeugter Befürworter von IKM@KSA. Unter der Moderation der IKM-Koordinatorin Julia Portmann kamen Vertreterinnen und Vertreter bedeutender Gesundheitsinstitutionen zusammen, um sich über Erfahrungen, Herausforderungen und Erfolge auszutauschen. Bei der Durchführung der Veranstaltung wurde Julia Portmann durch Thomas Ehrlich vom Kinderspital Zürich und Katharina Raabe von der LUKS-Gruppe unterstützt, die mit ihren wertvollen und spannenden Beiträgen massgeblich zum Gelingen der Veranstaltung beitrugen. Das Treffen erwies sich als sehr bereichernd und erfolgreich – eine Fortsetzung ist im Mai 2025 geplant.
Julia Portmann, Koordinatorin Integrales Kapazitätsmanagement, Kantonsspital Aarau
